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向涛:公文写作培训提纲

时间：2011/12/23

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第一次讲课，有点紧张，不妥的地方请大家指出，共同学习共同交流共同提高。
概念：公文是用于公务活动的应用文书，是我们企业对外联系的重要工具。为了保证其权威性、科学性和效率性，公文的写作具有一定的特定格式，历史上来说，是非常严格的。马识途先生的《夜谭十记》里，旧社会一群衙门穷科员在文牍之余，轮流冲壳子，讲述多年目睹的奇闻逸事，被姜文搬上银幕，就是去年大热的《让子弹飞》。过去的各级机关部门，都有专门的文书人员。随着时代的发展，今天公文写作已不局限于文秘人员，企业中的管理人员以及员工也同样需要具备和提高公文写作能力。
企业公文，虽然在实际操作中不象国家政务部门那么严格，但重要性是一样的，容不得一点差错，文字工作的质量和水平，代表着公司的对外形象，影响到公司的经营发展。所以我们需要大致了解公文的规范要求、写作技巧和一些需要注意的细节。
1、常用公文的种类：根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》，2、行政公文共分为命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复3、、意见、函、会议纪要共13类，4、按发送对象的不同5、分为上行文、下行文、平行文。
1、命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（我们公司历史上唯一一次“令”，2、是对业务二部的嘉奖令）。
3、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，4、奖惩有关单位及人员，5、变更或者撤销下级机关不6、适当的决定事项。（比如授予特殊贡献奖的决定）。
7、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
8、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
9、通知：适用于批转下级机关的公文，10、转发上级机关和不11、相隶属机关的公文，12、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，13、任免人员。（比如关于任命高有发等中级管理人员的通知）。
14、通报：适用于表彰先进，15、批评错误，16、传达重要精神或者情况。
17、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同18、级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
19、报告：适用于向上级机关汇报工作，20、反映情况，21、答复22、上级机关的询问。
23、请示：适用于向上级机关请求指24、示、批准。
　　（在我们实际工作中，过去报告和请示常常没有分那么清楚，往往在反映情况的同时，也提出意见和要求，全二为一的时候很多，也算是一种约定俗成的变通。比如我们《关于俄罗斯鞋类出口有关情况的报告》，在汇报情况的同时，提出我们公司的建议和要求，行文的目的和重点其实是在后者）。
25、批复26、：适用于答复27、下级机关的请示事项。
28、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
29、函：适用于不30、相隶属机关之间商洽工作，31、询问和答复32、问题，33、请求批准和答复34、审批事项。这也是用得比较多的。
35、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
我们企业常用较多的有决定、通知、报告、请示、函、会议纪要。
　　二、公文的格式
行政机关公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（格式图）
1、标题完整。公文标题包括发文机关、事由和文种三要素。如《四川省质量技术监督局关于表彰2009年质量管理先进企业的决定》，也有只用发文机关和文种的，如《成都市人民政府公告》，还有用事由和文种做标题的，我们一般就采用的这种，《关于下达2011年目标任务的通知》。还有只用文种做标题的，如《通知》、《公告》。
2、受文机关：分为主送机关和抄报、抄送机关三种。主送机关就是我们公文的接受者、主办者，它的名称写在标题下一行顶格，后面加冒号。需要同时上报的机关称为抄报单位，需要同时送达的平行不相隶属或下级机关称抄送单位，抄报、抄送单位名称写在公文末页下端，通常用两条横线上下隔开。
3、正文：一般分为三个部分，第一部分开头，称引据部分，简要说明发文的原因和依据；第二部分主体部分，要求重点突出，条理清楚；第三部分结语，扼要提出要求和希望。根据文种的不同，采用不同的结语，如“是否妥当，请予指示”、“特此通知”、“此令”等。
4、附件：公文附件是随公文一起发出的文件或材料，附在正文之后，一般在正文后另起一行写上“附件”二字。
5、发文机关、发文日期：发文机关要用全称或是规划化的简称，写在正文下边偏右处，印有文件版头的公文可以不写，只在发文日期中间加盖公章。发文日期要写明年月日（不能用阿拉伯数字）。
6、主题词：代表公文内容特征和归类的关键词，它的位置在文件尾部横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。公文的主题词表国务院有统一规定，共有786个主题词表。
需要注意的是：
发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称（四川省人民政府，中共中央），发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
成文日期以负责人签发的日期为准。
文字从左至右横写、横排，公文用纸一般采用Ａ4型，左侧装订。
三、行文规则
我们在行文中要注意的几个问题：
行文应当确有必要，注重效用。
行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
部门不得对外行文。
“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，需要同时送其他机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。
“报告”不得夹带请示事项。
四、发文程序
制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。公文草拟送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。在审核通过后，交负责人签发。上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。办公室复核审批、签发手续是否完备、附件材料是否齐全等等。
五、公文写作的特点和要求：
它是应用文，具有实用性和目的性，这与文学写作的不同，与私人文书写作的不同，要讲求规范，具有特定的格式。
公文写作要求：
1、准确：真实反映客观情况，观点明确(内容)
2、简洁：表述准确，结构严谨，以最少的文字包含最多的信息(语言)
3、得体：适应不同文种的需求(文体)
4、庄重：严肃的法定文书(文风)
5、质朴：不以文辞之美为追求(修辞)
直述不曲，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
有一些具体的规定，比如：
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。这是大家常常混淆不清的。
文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语里必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。使用国家法定计量单位。
六、如何写好公文
掌握公文写作的一些技巧，有助于我们提高文字工作质量，减少日常办文中的差错。
1、要写好公文，2、就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，3、不4、断提高政治理论水平，5、注意学好上级文件，6、吃透上级精神。对于政治理论学习，7、别人可以当作软任务，而8、公文写作人员则必须当作硬指9、标10、。
11、要写好公文，12、就要熟悉情况，13、全面准确地掌握第一手材料。
14、要写好公文，15、就要多学习多借鉴，16、注意收集资料，17、天下文章一大抄，18、所谓抄，19、抄在形式和骨架，20、内里的思想、精神则必须是自己的。只要肯下苦功，21、谁人都可以掌握、都可以写好。
22、要写好公文就要了解领导意图。
23、最后就要注意思考，24、把你体会到的精神、意图，25、了解到政策法规，26、收集到的情况，27、融会贯通，28、提练出主题思想，29、选择合适的文种和格式。最后成文。
进入到公文写作，具体讲有以下五部分：导语要提笔入题、正文要主题突出、表述要正确无误、篇章要条理清楚、结尾要当断即断。
   　1、导语要提笔入题。开门见山，起笔入题，是公文开头的基本写法。比较常用的有：用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。（如根据…有关规定，结合我司实际，现就加强…管理，提出如下意见，请遵照执行。）。用“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的（为了深入开展…工作，促进…任务的圆满完成，现将…工作安排如下：）
   　2、正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。
    3、表述要准确无误。在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际。特别要注意用准确的数字支持观点，用数字说话。
4、篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：一段式，即通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。
分段式。大多数公文采用分段式结构。
分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。
章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。
5、结尾要当断即断。所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。
　　　总的来说，公文写作就是要观点鲜明，实事求是，言之有物，有理有据有利节。以公司的名义行文，公文就代表着公司的观点、公司的要求，最终希望达到公司行文的目的，行文要“有格”，该谦虚的地方谦虚，该诚恳的地方诚恳，该表明态度的地方不含糊，该提的意见和要求要清晰有条理地表述列明。
每份公文一般都只有一个中心思想，在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。
七、常见公文写作
   　 1、通知的写作
　　通知的基本格式：标题、收文单位、正文、落款部分。
　　通知的一般写法：
①通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。有的因文件版头已印明发文机关，就直接写发文事由和通知。
②通知正文的写作。一般写法是：首先写明制发通知的原因、依据、理由和目的，即写为什么要制发通知；其次，写明通知的事项，不少通知的正文采用条款式的写法，将有关事项逐一列出来。内容不复杂的，也可以用段落式的写法，甚至只有一两句话。结尾，一般写“特此通知”或提出要求（望遵照执行）
③落款和日期。
　　以上是通知正文的一般写法，根据通知种类的不同，写法上要有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知等等。发布性通知、部署工作的通知结尾要提出要求，如"要认真贯彻执行"、"望遵照执行"等；会议通知则应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等，便于受文单位具体操作。任免通知则要写明任期。虽然都是"通知"，但是在不同的情况下，格式条款、语言、用词又有区别，写法也不尽相同，大家只有在实际工作中加以琢磨，细心体会，方能做到"文体得当、行文规范"。
  　 2、报告的写作
    报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为行政机关一上一下两大基础文种。
   报告的分类：工作报告、情况报告、建议报告、回复报告、报送报告。
   报告的基本格式：标题、主送单位、正文和落款四部分构成。
   报告正文的一般写法：
报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。
概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。
   详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）
    结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”等。
    撰写报告的注意事项：
    一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。
    二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。
    三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。
    3、请示的写作
请示的基本格式：标题、主送机关、正文、落款四部分构成。
请示的主送机关只有一个，不能多头主送；若需要同时送其他机关，就以抄送的形式处理。
正文开头要说明请示的原因，为什么提出请示，有什么理由，这一部分是能否得到上级认可和批准的关键，用语要简明扼要，说理要充分，有理有据。接下来要写请示的具体事项，要求要合理，建议、设想要具体，具有可操作性，结尾要写请求语。如“以上请示妥否，请批示”、“以上请示当否，请批复”等。
正文撰写请示的注意事项：
    （1）请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。
    （2）下级机关一般不得越级请示。
（3）不要搞多头请示。
（4）请示不得抄送下级机关。
    （5）领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
（6）请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。
请示写作中的常见病误－－请示与报告混用
   “请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。
4、函的写作
函是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项的公文，多属于平行文，其特点是：①应用广泛。既可用于平行或不相录属的机关间，也可用于向上级机关请求和答复。②方便灵活。函适用于各类公务活动，一般不受级别高低的制约，行文方向灵活，内容繁简、事情大小圴不受限制，使用方便。
按内容来划分，函可分为两类：商询函和答复函。
函的基本格式：由标题、主送机关、正文和落款四部分构成。
正文写作中，函的开头应说明去函的缘由。如果是复函，要引述来函的发文字号、发文日期或来函的标题，并说明函已收悉。去函在说明缘由后，要写明商洽、询问以及请求批准的事项，复函要针对来函的内容一一给予明确答复。函的结尾部分通常使用习惯用语，如去函常用“特此函达”、“即请复函”、“敬请回复”、“务希见复”等，复函常用“特此函告”、“特此函复”、“此复”等。对上级的请示函可用“妥否，请函示”。
函的写作要求：①函的内容要集中。一函一事，不旁及其他，以便受文单位理解和处理。②行文简洁、明快，函的语言要言简意赅，一般篇幅都在一页内。③语气要谦和得体。函主要用于不相隶属的平行机关和单位，因此，忌用命令性的语气。
5、签报（签呈）的写作
签报（签呈）主要是用于机关或部门的负责人向上级领导请示、汇报工作，由负责人书写简短意见和签名，送上级领导批阅。它不属于前面所列正式公文，　用便笺纸或书写即可，也无需编号，但在实际工作中是用得比较多的。
签报一般由标题、正文、作者和发文日期几部分组成。它的标题与正式公文不同，可只写事由，如“为＊＊＊等申请一次性补助事由”，也可只写“签呈”，在正文中叙述具体事由。正文的开头一般应简要引叙申请单位来文内容，作为写签报的缘由和明确下文内容的前提。有的是开门见山，直接揭示签报的内容。主体写申请、汇报事项，结尾写签报人的意见，最后加结束语，如“可否，请批示”、“以上意见当否，请批示“等。
写签报中要注意的是：签报是上行文，它的写作要求与请示、报告基本一致，但要简短些，格式可以简化。另外，签报一般可以不写受文对象，如“公司领导“，因为它是明确送给领导请示工作的，但签报人和签报日期一定要写清楚。（举例：购买办公用品）。
6、总结的写作
总结的种类很多，按总结的内容重点和功能性质，基本可分为两个大类，即全面总结和专题总结，又叫综合性总结和经验总结。
总结的写作格式：总结的内容要通过具有一定模式化特点的结构来表达。
①标题：总结的标题有几种写法：如文件式标题：财务会计部2010年工作总；文章式标题，在一行标题中概括总结的主要内容和基本观点，标题中不出现“总结”字样，如《加强科学管理是企业发展的关键》；多行式标题，一般由正标题和副标题组成，正标题揭示观点或概括内容，副标题标明时限等，如“坚持党的领导，促进文艺繁荣――四川省2006年文艺工作回顾”，我们公司年终工作报告也是这个格式：高位求进，加快发展，为下一个十年开好局、起好步――在2010年工作总结大会上的讲话；还有一种提问式标题，标题中提出问题以引人深思，如《我们是如何实行教学与科研相结合的？》。
②正文应随内容的需要安排，一般包括“基本情况的介绍”和、“成绩、做法、经验和体会”、“存在问题和今后的打算”等几个部分。在通过开头部分对基本情况的介绍和综合分析后，主体部分应比较详细、具体地阐述所取得的成绩、主要做法和具有典型意义的经验、体会，要求观点与材料统一，有点有面有分析概括，把实践提高到理论高度来认识。在写法上要做到纲举目张，观点明确突出，材料典型充实，有理有据，不是记流水帐，也不是列干条条。正文的结尾部分写存在问题与今后的打算，要概括简洁，直达核心。
③落款。在正文结束后写上总结者名称与日期。署名可以在标题之下，也可以在正文之后。向上呈报的文件式总结，落款处还应加盖公章。
由于总结的类别和情况不同，总结的内容也各有侧重。如果是全面总结，那么以上几个方面的内容都需具备；如果是介绍典型经验的专题总结，那就应该把总结成绩和经验、分析取得成绩的原因作为重点，而对工作的一般情况以及存在问题可作简要概述或完全省略。
总结常用结构形式：
①三分式。即按内容要素先后分成三大部分：一是综述情况与基本收获；二是说明主要成绩、经验教训、体会和做法；三是指出问题，明确今后打算。
②纵贯式。按照活动的进程，随着阶段的推进，分别写出各阶段的成绩、经验、体会、做法，这是以时间顺序作为结构线索，体现事物的发展过程及发展阶段的特点。
③并列式。这是一种横式结构形式，即按逻辑关系将材料分成几个方面，各方面分别集中表现某一观点或经验，又有相对独立的完整意义。这类结构常用几个小标题来概括几方面观点、内容，或是在各个逻辑层次的开端用纲领性语言揭示要旨，与全文中心形成分与总的关系。
总结的写作要求：
①要实事求是，一分为二。写总结必须从客观出发，实事求是，对成绩充分肯定，对缺点认真分析，写总结的目的就是要触及实质，总结经验教训，获得正确的认识，检验、改善和推动工作发展。
②要明确性质和目的，突出总结重点。即使是全面总结，也不能眉毛胡子一把抓，不分轻重记流水帐。要概括和提练观点。
③要善于选材。首先要了解全面的情况，从中选择“点“与“面”的不同材料，以点带面，以典型来说明观点、总结规律。
④要用语准确，条理清楚。总结的用语要准确、朴实，条理清楚。总结是报送给上级、同级以及下级阅看，所述事实、数字要核实清楚，不走样，同时结构要严谨，层次要清晰。
今天主要是讲行政公文，顺便也讲了一点常用的事务文书，没有提到的还很多，算是提个头吧。这几天备课的过程中，也体会到公司领导的苦心，确实是边学习也边发现我们自己工作中就存在很多疏漏和不足，与大家互勉、共同改进、共同提高吧。谢谢大家。

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